برای رسیدگی به کارهای خود وقت ندارید و تمام درخواست‌های دیگران را به دلیل کمبود وقت رد می‌کنید؟ به نظر شما دلیل این شرایط چیست؟

حتما تابه‌حال در جواب کسی گفته‌اید که «خیلی سرم شلوغ است، حتی وقت سر خاراندن هم ندارم»؛ ولی چرا در چنین شرایطی قرار می‌گیریم؟ اغلب کارآفرینان یا متخصصان در یک کسب و کار دچار کمبود وقت می‌شوند. شاید فکر کنید چون افراد زیادی دچار این مشکل هستند، پس باید استراتژی «سوختن و ساختن» را در پیش گرفت. اگر چنین نظری دارید، در اشتباه هستید. بهتر است ابتدا دلیل ایجاد شدن چنین شرایطی را پیدا کنید و سپس به حل کردن آن بپردازید. با ما همراه باشید تا فوت و فن برنامه‌ریزی بهتر وقت ارزشمندتان را به شما بیاموزیم. این مقاله از زبان مایکل ای. گربر، مشاور و مؤلف کتاب‌های حوزه تجارت نقل شده است:

اگر در طی این سال‌ها نوشته‌های من را دنبال کرده یا پای صحبت‌های من نشسته باشید. متوجه خواهید شد که به‌شدت نسبت به این جمله صاحبان کسب‌وکارها و کارآفرینان امروزی منتقد هستم: «سرم خیلی شلوغ است» یا «دارم این کار را انجام می‌دهم».

برخی از شما هم شاید این روزها این‌طور شده‌اید و بهتر بگویم، دارید همین راه اشتباه را می‌روید.

می‌خواهم توجه شما را به مواردی معطوف کنم که اغلب صاحبان کسب‌وکارها و کارآفرینان، چه در زندگی حرفه‌ای و چه در زندگی شخصی از آن‌ها غفلت می‌کنند. این همان نکته‌ای است که کیفیت زندگی کارآفرینان را با هم متفاوت می‌کند، چه آن‌ها از آن لذت ببرند یا نبرند.

بیایید نگاهی بیندازیم به اینکه چه چیزی باعث شده است شما یا دیگر کسانی که حتی کسب‌وکارهای کوچک‌تر دارند، سرشان این‌همه شلوغ باشد.

درواقع اغلب اوقات، شما کمتر از  حد تصورتان کار می‌کنید! شاید تصور کنید که مدام در حال کار کردن هستید؛ ولی سخت در اشتباهید و عملاً هیچ کاری نمی‌کنید؛ یعنی مشغول تولید، مدیریت یا برنامه‌ریزی نیستید. در این مواقع یا در حال چرخ زدن در اینستاگرام هستید یا کانال‌های تلگرام را زیرورو می‌کنید (البته هر فرد سرگرمی مخصوص به خود دارد).

برای اینکه از زیر بار مسئولیت کارها شانه خالی کنید، بهانه درست می‌کنید، مثلاً می‌گویید: «کار شخصی دارم» یا «می‌خواهم به فلان جا بروم»، خلاصه به هر طریق ممکن، به خودتان تلقین می‌کنید که امروز کارهای زیادی انجام داده‌اید و الان وقت رفتن است.

امروز برایتان چالش جدیدی آورده‌ام و دوست دارم از همین لحظه آن را شروع کنید و هرگز انجام دادنش را متوقف نکنید یا به عقب نیندازید. هرروز چند ویدیو نگاه می‌کنید؟ چند پست لایک می‌کنید؟ چند بار به کافی‌شاپ یا برای صرف صبحانه با دوستانتان بیرون می‌روید و شروع به صحبت درباره موارد مختلف می‌کنید؟

اگر این زمان را در جایی یادداشت و ثبت کنید، نتایج بسیار خیره‌کننده و هشداردهنده خواهند بود.

روش من را برای یک هفته انجام دهید، سپس حساب کنید چه مقدار زمان ارزشمند خود را به خاطر کار نکردن از دست‌ داده‌اید. چقدر حواستان به کارهای دیگر پرت شده است و از کسب‌وکارتان عقب مانده‌اید؟

این‌ موارد تنها یک روی سکه هستند و روی دیگر را الان برایتان شرح می‌دهم؛ بعضی‌ اوقات واقعاً سرتان شلوغ است و در میان کارهای زیاد شرکت گم‌ شده‌اید و مستندات هم نشان می‌دهد که واقعاً وقت زیادی صرف کار کردن می‌کنید ولی به همه‌ی آن‌ها نمی‌رسید؛ پس بهتر است فردی را برای انجام آن کارها استخدام کنید. اگر واقعاً می‌خواهید یک کارآفرین ارزش‌آفرین باشید، به این موارد عمل کنید. اگر شما به‌عنوان یک متخصص تنها فردی هستید که در یک حوزه از سازمان تخصص دارد، می‌توانید عملکرد خود را با ایجاد تغییر در روند انجام کارها بهبود بخشید، می‌توانید فردی را آموزش دهید که مهارت‌های تخصصی را از شما بیاموزد تا در انجام کارهای روزانه کمک‌حالتان باشد.

در حقیقت هدف از انجام این فعالیت، نشان دادن این موضوع است که چقدر واقعاً کار می‌کنید تا نهایتاً متوجه خلل‌ها و نواقص برنامه خود شوید.

آیا به برنامه مناسب احتیاج دارید تا زمان را بهتر مدیریت کنید؟ آیا به تعلیم افراد احتیاج دارید یا استخدام کارمند را گزینه بهتری می‌پندارید؟ یا فقط نیاز است کمی متمرکزتر کارها را پیش ببرید؟

جواب سؤالات بالا را با انجام روش پیشنهادی ما خواهید یافت. اگر هنوز در انتهای هر روز، وقتی‌ از کار زیاد خسته شده‌اید، احساس می‌کنید که در کسب‌وکار خود پیشرفتی نکرده‌اید، قدم نخست و حیاتی تشخیص زمان‌های تلف‌شده و بازیابی مجدد آن‌ها است. البته این بدان معنی نیست که از خانواده، تفریح، سلامتی و پرداختن به امور مشتریانتان بزنید؛ بلکه ایده‌ی اصلی، برگرداندن زمان‌های هدررفته مربوط به انجام دادن کارهای بیهوده هست.